Com es comptabilitzen les despeses d’exercicis anteriors?

És habitual en les empreses trobar-nos amb la sorpresa de no tenir comptabilitzades despeses en exercicis que ja hem tancat i plantejar-nos el dubte de què n’hem de fer.

Ja sigui perquè la factura mai ens va arribar, perquè es va traspaperar, perquè es va deixar per a més tard l’anotació i es va oblidar o per qualsevol altre motiu, no és estrany que una vegada tancat l’exercici apareguin despeses o pèrdues que no es van arribar a comptabilitzar en el seu moment i ens assaltin els dubtes de com procedir per al seu registre comptable i la seva possible deducció.

En general, no hi ha impediment perquè la seva empresa comptabilitzi i es dedueixi una despesa en un exercici posterior a aquell al qual correspongui. Normalment, Hisenda acceptarà la deducció en l’exercici de comptabilització (encara que es tracti d’una partida d’un exercici anterior), i només en casos excepcionals posarà objeccions.

Objeccions. De fet, Hisenda només serà restrictiva si en comptabilitzar la despesa en un exercici posterior la seva empresa tributa menys que si l’hagués comptabilitzat en l’exercici correcte. Per exemple:

• Hisenda no li permetrà comptabilitzar i deduir ara una despesa que correspongui a un exercici ja prescrit.
• Tampoc li permetrà deduir una amortització si l’actiu en qüestió ja ha traspassat la seva vida útil màxima.
• També regularitzarà la situació si amb la comptabilització tardana la seva empresa ha aconseguit compensar unes pèrdues que, si hagués actuat correctament, no podria haver compensat.

No obstant això, encara que Hisenda no sofreixi cap perjudici i no digui res, tingui en compte que incompleix la normativa comptable (que obliga a comptabilitzar els ingressos i despeses en el moment en el qual es reporten).

Atenció. La fiscalitat segueix el criteri comptable d’imputar els ingressos i les despeses segons meritació, amb independència de les dates de cobrament i pagament. No obstant això, els contribuents poden sol·licitar a l’Administració Tributària un mètode d’imputació temporal diferent, per exemple, el de caixa (la sol·licitud s’ha de presentar en els sis mesos abans de la finalització del primer període impositiu en què aquest criteri tingui efectes. Si l’Administració no contesta en un termini de sis mesos, s’entén estimada la sol·licitud).

Canvis en criteris comptables, errors i estimacions comptables

D’especial transcendència per a l’empresa, resulten les consideracions sobre els possibles canvis en criteris comptables, errors i estimacions, tots ells són analitzats en la Norma de Registre de Valoració (NRV) 22a “Canvis en criteris comptables, errors i estimacions comptables” del Pla General de Comptabilitat (PGC) i NRV 21a del PGC PIME.

Segons aquestes NRV, quan es produeixi un canvi de criteri comptable, s’aplica de manera retroactiva i el seu efecte es calcula des de l’exercici més antic per al qual es disposi d’informació.

Respecte als ingressos o despeses corresponents a exercicis anteriors que es derivin d’aquesta aplicació motivarà, en l’exercici en què es produeix el canvi de criteri, d’acord amb la NRV, el corresponent ajust per l’efecte acumulat de les variacions dels actius i passius, el qual s’imputarà directament en el patrimoni net, en concret, en una partida de reserves tret que afectés una despesa o un ingrés que es va imputar en els exercicis previs directament en una altra partida del patrimoni net.

Així mateix, es modificaran les xifres afectades en la informació comparativa dels exercicis als quals l’afecti el canvi de criteri comptable.

Atenció. En el tancament de l’exercici cal revisar fets posteriors (NRV 22a del PGC) i verificar si existeixen canvis en les estimacions, errors o canvis de criteri. Recordi que els errors i canvis de criteri tenen un efector retroactiu (càrrec o abonament a reserves) mentre que els canvis en les estimacions tenen un efecte prospectiu (efecte en els anys següents).

En l’esmena d’errors relatius a exercicis anteriors la NRV estableix que li són aplicable les mateixes regles que per als canvis de criteris comptables. A aquest efecte, s’entén per errors les omissions o inexactituds en els comptes anuals d’exercicis anteriors per no haver utilitzat, o no haver-ho fet adequadament, informació fiable que estava disponible quan es van formular i que l’empresa podria haver obtingut i tingut en compte en la formulació d’aquests comptes.

Per tant, per registrar una despesa d’un exercici anterior no podem utilitzar el compte del grup 6 que correspondria segons la seva naturalesa sinó que utilitzarem el compte 113 de reserves voluntàries, que es carregarà per l’import resultant de l’efecte net deutor dels canvis experimentats per la correcció de l’error comptable, amb abonament als respectius comptes representatius dels elements patrimonials afectats, incloent-hi els relacionats amb la comptabilització de l’efecte impositiu de l’ajust.

Recordi:

• Els canvis de criteris comptables s’apliquen de manera retroactiva considerant el nou criteri com si aquest s’hagués aplicat sempre. En aquest cas, s’ha de realitzar un ajust fiscal pels anys anteriors.
• Quan es tracta d’un error comptable, i la despesa es va comptabilitzar en un moment anterior o l’ingrés en un moment posterior a la meritació, s’ha de regularitzar la situació mitjançant una complementària. Quan la despesa es comptabilitza en un moment posterior o l’ingrés en un moment anterior a meritació, es pot deixar com està, tret que existeixi perjudici econòmic per a la hisenda pública.

Si en tancar els comptes de la seva empresa observa que en anys anteriors va deixar de comptabilitzar alguna despesa, pot computar-la ara en la seva comptabilitat en els següents termes:

• No ha de comptabilitzar-la en el compte de pèrdues i guanys. En tractar-se d’una partida procedent d’un exercici anterior, l’ha de carregar directament contra el compte de reserves.
• Pot deduir la despesa en el seu impost sobre societats mitjançant un ajust extracomptable negatiu. Això sí, asseguri’s que aquesta despesa compleix els requisits per a ser considerada fiscalment deduïble, i que no han passat més de quatre anys des de l’exercici en el qual s’hagués hagut d’imputar.

Es poden posar en contacte amb el nostre despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquesta qüestió.

Una salutació cordial,