Es pot requerir la presència d’un notari perquè estengui acta de la junta general de socis?

L’administrador d’una societat pot requerir a un notari perquè estengui acta d’una junta de socis. I estarà obligat a requerir-lo si, amb cinc dies d’antelació a la data prevista per a celebrar-se la junta, ho demanen socis que representin almenys el 5% del capital de la societat limitada (l’1% si es tracta d’una societat anònima).

Una qüestió que cal tenir present i que en moltes ocasions és desconeguda, és el dret que correspon als socis a sol·licitar la presència en la junta general de socis, d’un notari que estengui acta notarial de la reunió.

Habitualment, quan es requereix a un notari perquè estengui acta de la junta és perquè existeixen discrepàncies entre els socis, i el que es pretén amb la presència del notari és que aquest, a l’empara de la seva fe pública, relati amb exactitud els fets i doti d’autenticitat i força probatòria les declaracions de voluntat de les parts.

Requeriment notarial

D’acord amb l’article 203 de la Llei de societats de capital, els administradors podran requerir la presència de notari perquè estengui acta de la junta general i estaran obligats a fer-ho sempre que, amb cinc dies d’antelació al previst per a la celebració de la junta, ho sol·licitin socis que representin, almenys, l’1% del capital social en la societat anònima o el 5% en la societat de responsabilitat limitada. En aquest cas, els acords només seran eficaços si consten en acta notarial.

L’acta notarial no se sotmetrà a tràmit d’aprovació, tindrà la consideració d’acta de la junta i els acords que hi constin es podran executar a partir de la data del seu tancament.

Els honoraris notarials van de càrrec de la societat.

El soci que ha demanat la presència de notari (si ho ha fet per requeriment notarial) pot sol·licitar al Registre Mercantil que anoti aquesta sol·licitud. Així, no es podran inscriure en el registre els acords adoptats en la junta que no constin en acta notarial.

Una recent resolució de l’11 d’octubre de 2023 de la Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública (DGSJFP) ha confirmat la negativa d’un registrador a inscriure els acords d’una junta (un soci va sol·licitar acta notarial, es va anotar en el registre i el notari només va fer una acta de presència per a constatar uns certs fets esdevinguts en la junta).

Atenció. En sol·licitar acta notarial i inscriure la sol·licitud, els acords que no constin en l’acta no s’inscriuen.

Acta notarial de la junta

El notari que hagués estat requerit pels administradors per a assistir a la celebració de la junta i estendre acta de la reunió, jutjarà la capacitat del requeridor i, tret que es tracti d’una junta o assemblea universal, verificarà si la reunió ha estat convocada amb els requisits legals i estatutaris, denegant-lo en un altre cas.

Una vegada acceptat el requeriment, el notari es personarà en el lloc, data i hora indicats en l’anunci, i procedirà a assegurar-se de la identitat i dels càrrecs de president i secretari de la reunió.

Constituïda la junta, preguntarà a l’assemblea si existeixen reserves o protestes sobre les manifestacions del president relatives al nombre de socis concurrents i al capital present.

A més de les circumstàncies generals derivades de la legislació notarial i registral, el notari donarà fe dels següents fets o circumstàncies:

De la identitat del president i secretari, expressant els seus càrrecs.
De la declaració del president d’estar vàlidament constituïda la junta i del nombre de socis amb dret a vot que concorren personalment o representats i de la seva participació en el capital social.
Que no s’han formulat pels socis reserves o protestes sobre les anteriors manifestacions del president i, en cas contrari, del contingut de les formulades, amb indicació del seu autor.
De les propostes sotmeses a votació i dels acords adoptats, amb transcripció literal de cadascuna, així com de la declaració del president de la junta sobre els resultats de les votacions, amb indicació de les manifestacions relatives que s’hi hagin fet i de la constància en acta de les quals s’hagués sol·licitat.
De les manifestacions d’oposició als acords i altres intervencions quan així se sol·liciti, consignant el fet de la manifestació, la identificació de l’autor i el seu sentit general o literalment si es lliurés al notari text escrit, que s’unirà a la matriu.

El notari podrà excusar la ressenya de les intervencions que, al seu judici, no fossin pertinents perquè consideri que no tenen relació amb els assumptes debatuts o amb els extrems de l’ordre del dia. Quan apreciés la concurrència de circumstàncies o fets que poguessin ser constitutius de delicte podrà interrompre la seva actuació fent-ho constar en l’acta.

Si les sessions es prolonguen durant dos dies consecutius o més, la reunió de cada dia es consignarà com a diligència diferent en el mateix instrument i per ordre cronològic.

En cap cas el notari qualificarà la legalitat dels fets consignats en l’instrument.

La diligència relativa a la reunió, estesa pel notari en el mateix acte o, ulteriorment, en el seu estudi amb referència a les notes preses sobre el lloc, no necessitarà aprovació, ni requerirà ser signada pel president i el secretari de la Junta.

L’acta notarial tindrà la consideració d’acta de la junta i, com a tal, es transcriurà en el llibre d’actes de la societat.

En la pràctica, la fe pública notarial és útil a fi de deixar constància fefaent del que realment ha succeït en la junta general. Així, per exemple, pot quedar degudament acreditat per part del notari que els administradors han aclarit als socis totes les qüestions que hagin posat de manifest o, per contra, els socis minoritaris poden tenir la certesa que en cas contrari es deixarà constància, en els casos en els quals això hagi succeït així.

En definitiva, l’acta notarial es tracta d’un recurs de gran utilitat a la qual convé acudir en tots aquells casos en què existeixi un conflicte entre els socis d’una companyia mercantil.