Registro salarial: el Tribunal Supremo excluye la identificación de retribuciones individuales

En el ámbito de la igualdad retributiva y la transparencia salarial, el Tribunal Supremo (TS) ha aclarado un aspecto crucial en su reciente sentencia del 21 de noviembre de 2024. Esta resolución aborda si el registro retributivo debe incluir los datos individualizados de las personas trabajadoras cuando, en determinadas categorías o puestos, el salario de un empleado pueda identificarse.

Para el TS las empresas no están obligadas a incluir datos salariales individualizados en el registro retributivo.

La sentencia del TS, establece un precedente clave al delimitar los alcances del registro salarial en las empresas. Este fallo aborda específicamente si es obligatorio incluir datos que permitan identificar la retribución individualizada de una persona trabajadora, concluyendo que no es necesario y que hacerlo podría vulnerar derechos fundamentales como la protección de datos personales. A continuación, analizamos en profundidad los aspectos más relevantes de esta resolución.

1. El Registro salarial

La normativa española (artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores y el RD 902/2020) obliga a las empresas a mantener un registro retributivo anual que garantice la transparencia salarial y la igualdad entre mujeres y hombres. Este registro debe incluir:

Valores medios de los salarios.
Medias aritméticas y medianas de las retribuciones salariales y extrasalariales.
Datos desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de igual valor.

El propósito principal es identificar y corregir posibles desigualdades retributivas por razón de género, sin necesidad de incluir datos individualizados.

2. Protección de datos personales

El Tribunal Supremo refuerza la importancia del derecho a la protección de datos (artículo 18.4 de la Constitución Española) y su interacción con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Destaca los siguientes principios:

Minimización de datos: Solo deben tratarse los datos estrictamente necesarios para cumplir la finalidad del registro salarial.
Limitación de la finalidad: Los datos recopilados no pueden utilizarse para otros fines distintos al de garantizar la igualdad retributiva.
Confidencialidad: La divulgación directa o indirecta de información que permita identificar la retribución de una persona trabajadora está prohibida sin una base legal clara y medidas de seguridad específicas.

3. Exclusión de datos individualizados

La sentencia enfatiza que, aunque el registro retributivo debe incluir toda la plantilla, el legislador ha establecido que los valores sean medios y no individuales. En particular:

Grupos pequeños: Si en una categoría profesional hay pocos empleados (por ejemplo, uno o dos), los datos promediados podrían identificar indirectamente la retribución individual. En estos casos, el Tribunal señala que es justificable no incluir dichos datos en el registro.
Derecho a la privacidad: La inclusión de salarios individualizados vulneraría el derecho fundamental de los trabajadores a la protección de sus datos personales, especialmente cuando no existe una base legal que lo respalde.

4. Implicaciones para las empresas

La sentencia tiene implicaciones prácticas para todas las empresas obligadas a mantener un registro salarial:

Gestión del registro retributivo: Los registros deben centrarse exclusivamente en medias y medianas desagregadas por sexo, evitando cualquier dato que permita identificar salarios individuales.
Evitar conflictos legales: Las empresas que incluyan datos individualizados sin base legal se exponen a sanciones y reclamaciones por vulneración de la normativa de protección de datos.
Planes de igualdad y auditorías salariales: Aunque estas herramientas complementan la transparencia retributiva, deben diseñarse de manera que respeten la confidencialidad de la información individual.

5. Contexto europeo

La sentencia también alude a la Directiva Europea 2023/970 sobre transparencia retributiva, que los Estados miembros deben implementar antes de junio de 2026. Esta directiva refuerza el principio de igualdad salarial y establece obligaciones adicionales para los empleadores, como:

Proporcionar información sobre niveles retributivos medios desagregados por sexo.
Garantizar que la información facilitada cumpla con el RGPD y evite identificar a personas trabajadoras.

El Tribunal Supremo sugiere que esta transposición podría ser una oportunidad para clarificar la normativa española y establecer garantías adicionales que permitan conciliar transparencia retributiva y protección de datos.