¿Cómo se contabilizan los gastos de ejercicios anteriores?

Es habitual en las empresas encontrarnos con la sorpresa de no tener contabilizados gastos en ejercicios que ya hemos cerrado y plantearnos la duda de qué hacer con ellos.

Ya sea porque la factura nunca nos llegó, porque se traspapeló, porque se dejó para más tarde el apunte y se olvidó o por cualquier otro motivo, no es de extrañar que una vez cerrado el ejercicio salgan a relucir gastos o pérdidas que no se llegaron a contabilizar en su momento y nos asalten las dudas de cómo proceder ahora para su registro contable y su posible deducción.

En general, nada impide que su empresa contabilice y se deduzca un gasto en un ejercicio posterior a aquél al que corresponda. Normalmente Hacienda aceptará la deducción en el ejercicio de contabilización (aunque se trate de una partida de un ejercicio anterior), y sólo en casos excepcionales pondrá reparos.

Reparos. De hecho, Hacienda sólo será restrictiva si al contabilizar el gasto en un ejercicio posterior su empresa tributa menos que si lo hubiese contabilizado en el ejercicio correcto. Por ejemplo:

• Hacienda no le permitirá contabilizar y deducir ahora un gasto que corresponda a un ejercicio ya prescrito.
• Tampoco le permitirá deducir una amortización si el activo en cuestión ya ha traspasado su vida útil máxima.
• También regularizará la situación si con la contabilización tardía su empresa ha conseguido compensar unas pérdidas que, de haber actuado correctamente, no podría haber compensado.

No obstante, aunque Hacienda no sufra ningún perjuicio y no diga nada, tenga en cuenta que estará incumpliendo la normativa contable (que obliga a contabilizar los ingresos y gastos en el momento en el que se devengan).

Atención. La fiscalidad sigue el criterio contable de imputar los ingresos y los gastos según devengo, con independencia de las fechas de cobro y pago. No obstante, los contribuyentes pueden solicitar a la Administración tributaria un método de imputación temporal distinto, por ejemplo, el de caja (la solicitud deberá presentarse en los 6 meses antes de la finalización del primer período impositivo en que dicho criterio vaya a producir efectos. Si la Administración no contesta en un plazo de 6 meses, se entiende estimada la solicitud).

Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables

De especial trascendencia para la empresa, resultan las consideraciones sobre los posibles cambios en criterios contables, errores y estimaciones, todos ellos son analizados en la Norma de Registro de Valoración (NRV) 22ª “Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables” del Plan General de Contabilidad (PGC) y NRV 21ª del PGC PYME.  

Según estas NRV, cuando se produzca un cambio de criterio contable, se aplicará de forma retroactiva y su efecto se calculará desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga de información.

Respecto a los ingresos o gastos correspondiente a ejercicios anteriores que se deriven de dicha aplicación motivará, en el ejercicio en que se produce el cambio de criterio, de acuerdo a la NRV, el correspondiente ajuste por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos, el cual se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto, en una partida de reservas salvo que afectara a un gasto o un ingreso que se imputó en los ejercicios previos directamente en otra partida del patrimonio neto.

Asimismo, se modificarán las cifras afectadas en la información comparativa de los ejercicios a los que le afecte el cambio de criterio contable.

Atención. En el cierre del ejercicio hay que revisar hechos posteriores (NRV 22ª del PGC) y verificar si existen cambios en las estimaciones, errores o cambios de criterio. Recordar que los errores y cambios de criterio tienen un efector retroactivo (cargo o abono a reservas) mientras que los cambios en las estimaciones tienen un efecto prospectivo (efecto en los años siguientes).

En la subsanación de errores relativos a ejercicios anteriores la NRV establece que le serán de aplicación las mismas reglas que para los cambios de criterios contables. A estos efectos, se entiende por errores las omisiones o inexactitudes en las cuentas anuales de ejercicios anteriores por no haber utilizado, o no haberlo hecho adecuadamente, información fiable que estaba disponible cuando se formularon y que la empresa podría haber obtenido y tenido en cuenta en la formulación de dichas cuentas.

Por tanto, para registrar un gasto de un ejercicio anterior no podemos utilizar la cuenta del grupo 6 que correspondería según su naturaleza sino que utilizaremos la cuenta 113 de reservas voluntarias, que se cargará por el importe resultante del efecto neto deudor de los cambios experimentados por la corrección del error contable, con abono a las respectivas cuentas representativas de los elementos patrimoniales afectados, incluyendo las relacionadas con la contabilización del efecto impositivo del ajuste.

Recuerde:

• Los cambios de criterios contables se aplican de manera retroactiva considerando el nuevo criterio como si éste se hubiese aplicado siempre. En este caso, se debe realizar un ajuste fiscal por los años anteriores.
• Cuando se trata de un error contable, y el gasto se contabilizó en un momento anterior o el ingreso en un momento posterior al devengo, se tiene que regularizar la situación mediante una complementaria. Cuando el gasto se contabiliza en un momento posterior o el ingreso en un momento anterior a devengo, se puede dejar como está, salvo que exista perjuicio económico para la Hacienda Pública.

Si al cerrar las cuentas de su empresa observa que en años anteriores dejó de contabilizar algún gasto, podrá computarlo ahora en su contabilidad en los siguientes términos:

• No deberá contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias. Al tratarse de una partida procedente de un ejercicio anterior, deberá cargarlo directamente contra la cuenta de reservas.
• Podrá deducir el gasto en su Impuesto sobre Sociedades mediante un ajuste extracontable negativo. Eso sí, asegúrese de que dicho gasto cumple los requisitos para ser considerado fiscalmente deducible, y que no han pasado más de cuatro años desde el ejercicio en el que debió haberse imputado.

Pueden ponerse en contacto con nuestro despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.

Un cordial saludo,